PÎCCJ – IGPR protocol on prosecutors’ access to criminal records (ROCRIS)

Text extracted from the anonymised copy; it may contain recognition errors. Check quoted passages against the PDF image.

Romanian original

Neclasițicat



                                                                            MINISTERUL PUBLIC
           MINISTERUL AFACERILOR INTERNE                     PARCHETUL DE PE LÂNGĂ ÎNALTA CURTE DE CASAȚIE ȘI
      INSPECTORATUL GENERAL AL POLIȚIEI ROMÂNE                                   JUSTIȚIE

             Nr_77____       dn 0-06.         0 /P                       Nr[280(Cain 4/-05-2017

                                   PROTOCOL            DE    COOPERARE


     privind asigurarea accesului la Sistemul Informatic al Cazierului Judiciar Român (ROCRIS)
                                   pentru personalul Ministerului Public


      Având în vedere darea în exploatare a Sistemului Informatic al Cazierului Judiciar Român, denumit
în continuare ROCRIS, aflat în proprietatea Inspectoratului General al Poliției Române,

      În conformitate cu prevederile art. 3' lit. d), art. 20 alin. (1) - (3) și ale art. 34 alin. (2) din Legea nr.
290/2004 privind cazierul judiciar, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

      Observând că prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea
datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date asigură suficiente garanții pentru protecția
corespunzătoare a drepturilor persoanelor vizate de prelucrările de date cu caracter personal în cadrul
bazelor de date ale Poliției Române,

       În temeiul prevederilor art. 3 din Legea nr. 218/2002 privind organizarea și funcționarea Poliției
Române, precum și ale art. 71 din Legea nr. 304/2004 privind organizarea judiciară, republicată,

       inspectoratul General al Poliției Române (IGPR), denumit în continuare proprietar, cu sediul în
București,   str. Mihai Vodă,   nr. 6, sector 5, reprezentat      prin inspectorul   general,   chestor   principal   de

pole III
și
       Ministerul Public, denumit în continuare beneficiar, cu sediul în B-dul Libertății nr.12, Sector 5
București, reprezentat de domnul II                         procuror genera! ai Parchetului de pe lângă înalta
Curte de Casație și Justiție,

au convenit încheierea prezentului
                                                  PROTOCOL

                                                    Capitolul |
                                              Obiectul protocolului

         Art. 1.- Prezentul protocol are ca obiect reglementarea cooperării dintre părți, în scopul stabilirii
condițiilor concrete de accesare a ROCRIS pentru obținerea extrasului de pe cazierul judiciar, în
condițiile legii.
                                                                                               Nectasipicat


        Art. 2. — (1) ROCRIS este format din baza de date ROCRIS, aplicația dedicată, servicii web și
totalitatea componentelor      hardware și software de bază utilizate în soluția tehnică, care împreună
asigură funcționarea independentă a acestui sistem informatic, inclusiv soluția de backup și de replicare
în site-ul pentru disaster recovery.
        (2) ROCRIS este proprietatea IGPR și este parte componentă a Sistemului Informatic Sectorial al
Poliției Române - SISPOL.
        (3) Dreptul de proprietate al IGPR se exercită în mod exclusiv prin intermediul Direcției Cazier
Judiciar, Statistică și Evidențe Operative.


        Art. 3. — (1) ROCRIS     pune    la dispoziția utilizatorilor exclusiv date   cu caracter nesecret -
confidențial.
        (2) Accesul la ROCRIS și furnizarea informațiilor se realizează cu respectarea prevederilor legale
incidente domeniului protecției informațiilor clasificate și a datelor cu caracter personal.
        (3) Datele ROCRIS furnizate de proprietar sunt folosite de beneficiar doar în scopul pentru care
au fost solicitate.

       Art. 4. - Din punct de vedere tehnic, accesul la ROCRIS             se va realiza conform       Normelor
metodologice prevăzute în Anexa la prezentul protocol.

                                                   Capitolul 1
                                               Activități comune


        Art. 5. — În scopul îndeplinirii obiectivelor prezentului protocol,     părților le revin următoarele
responsabilități:

        a) desemnează persoane responsabile pentru activitățile ce se desfășoară potrivit prezentului
Protocol, iar datele de contact ale acestora vor fi comunicate în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de
la intrarea în vigoare a Protocolului;
          b) în termenul prevăzut la lit. a), desemnează specialiști din domeniul comunicații și informatică
ce asigură conectarea și accesul din punct de vedere tehnic al beneficiarului la ROCRIS, cu avizul și
suportul de specialitate din partea Direcției Comunicații și Tehnologia Informației din M.A.I.;
        c) se informează reciproc, cu operativitate, asupra reglementărilor interne specifice, precum și
cu privire la evenimentele ce generează deficiențe/dificultăți în cadrul cooperării ori încălcarea
obligațiilor ce le revin utilizatorilor sau în situația în care se impune retragerea accesului acestora de la
ROCRIS;
        d) asigură confidențialitatea cooperării, se consultă și adoptă poziții comune în gestionarea
acestei problematici,
          e) cooperează în scopul verificării legalității prelucrării de date cu caracter personal, efectuate de
utilizatori, prin sondaj, în condițiile pct. 6 din Cerințele minime de securitate a prelucrării datelor cu
caracter personal, aprobate prin Ordinul Avocatului Poporului nr. 52/2002.
                                                                                                Nectasipicat



                                                 Capitolul ii
                     Activități desfășurate de Inspectoratul General al Poliției Române


       Art. 6. - (1) În cadrul cooperării, proprietarului îi revin următoarele responsabilități specifice:
     a) permite accesul la ROCRIS personalului autorizat al beneficiarului, după parcurgerea etapelor
tehnice necesare și obținerea dreptului de acces, conform normelor metodologice;
    b) la cererea efectuată în sistem, furnizează utilizatorilor beneficiarului, în raport cu atribuțiile ce-i
revin și prevederile legale în vigoare, date și/sau documente privind         persoane fizice și/sau juridice, ce
fac obiectul următoarelor evidențe:
                   a. evidența cazierului judiciar (cazier judiciar activ);
                  b. evidența românilor condamnați în străinătate;
    c) la cererea efectuată în sistem în temeiul art. 20 alin. (3) din Legea          nr. 290/2004,    furnizează
beneficiarului, în raport cu atribuțiile ce-i revin și prevederile legale în vigoare, informații și/sau
documente extrase din cazierele judiciare ale statelor membre, obținute în baza Deciziei-cadru
2009/315/JA! a Consiliului;
    d) asigură funcționarea și administrarea ROCRIS, precum și a conturilor persoanelor desemnate de
partener „administrator conturi utilizatori ROCRIS” (în continuare, „administrator”) conform normelor
metodologice și altor reglementări interne specifice;
     e) pune la dispoziția celeilalte părți Manualul de utilizare ROCRIS sau tutoriale, după caz, pentru
instruirea utilizatorilor;
    f) iurnalizează activitatea de interogare a bazei de date ROCRIS în scopul respectării normelor
legale în materie.
        (2) Din partea proprietarului se desemnează          ca structuri responsabile, conform        atribuțiilor
specifice, Direcția Cazier Judiciar, Statistică și Evidențe Operative și Direcția Comunicații și Tehnologia
Informației.


       Art. 7. - În situația exercitării dreptului de acces la date, în condițiile art. 13 din Legea nr.
677/2001, cu modificările și completările ulterioare, proprietarul va comunica persoanei vizate situațiile
privind prelucrările de date cu caracter personal realizate de utilizatorii beneficiarului, doar după
obținerea acordului beneficiarului cu privire la oportunitatea informării respective, în conformitate cu
art.16 din același act normativ.


                                                    Capitolul IV
                                   Activități desfășurate de Ministerul Public

        Art. 8. - (1) În cadrul cooperării, beneficiarului îi revin următoarele responsabilități specifice:
      a) utilizează ROCRIS și poate obține datele și/sau documentele referitoare la persoane fizice și/sau
juridice, menționate în cuprinsul art. 6 alin. (1) lit. b) și c);
    b) asigură respectarea confidențialității și securității prelucrărilor de date cu caracter personal, în
conformitate cu prevederile art. 19 și 20 din Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la
                                                                                                Nectastjicat

prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările
ulterioare;
    c) notifică, în scris, proprietarul cu privire la datele persoanelor responsabile, ale specialiștilor din
domeniul comunicații și informatică și ale celor desemnate administratori;
     d) asigură utilizarea datelor obținute în cadrul cooperării exclusiv pentru îndeplinirea atribuțiilor
specifice;
    e) asigură verificarea și instruirea personalului propriu cu privire la obligațiile ce-i revin în contextul
prezentului protocol și ia măsuri de remediere a deficiențelor constatate;
    f) utilizează datele obținute exclusiv în scopul pentru care au fost solicitate, pe durata necesară
îndeplinirii atribuțiilor legale și le transferă sau pune la dispoziția terților numai în baza acordului
exprimat în scris de către proprietar ori din rațiuni de respectare a prevederilor legale în vigoare;
     g) suportă   eventualele   costuri generate   de punerea în aplicare a prezentului       Protocol, potrivit
nevoilor și intereselor specifice.
         (2) Din partea beneficiarului se desemnează            structura   responsabilă,   conform    atribuțiilor
specifice, Serviciul de Tehnologia Informației.

                                                  Capitolul V
                                           Modalități de colaborare

      Art. 9. - (1) Părțile utilizează în cadrul cooperării mijloacele tehnice proprii.
      (2) Soluționarea aspectelor legate de punerea în aplicare a prezentului protocol se realizează prin
grija persoanelor responsabile desemnate de Părți conform art. 5 lit. a).
       (3) Fiecare parte semnatară a prezentului protocol se obligă să comunice cu celeritate informațiile
solicitate în scris de cealaltă parte.
      (4) Orice comunicare între părți referitoare la derularea prezentului protocol se transmite în scris,
prin orice mijloace care permit transmiterea textului și confirmarea primirii acestuia. Comunicarea prin
fax sau e-mail se consideră primită în prima zi lucrătoare după cea în care a fost expediată.
      (5) Solicitările adresate proprietarului de către instituții ale statului cu privire la comunicarea unor
date din fișierele de jurnalizare, care vizează utilizatorii beneficiarului, vor fi soluționate în conformitate
cu prevederile legale în vigoare.

                                                   Capitolul VI
                                                 Dispoziții finale


        Art. 10. - Proprietarul își rezervă dreptul de a limita numărul de utilizatori ai beneficiarului, în
raport de capacitatea sistemului, necesitățile proprii, precum și ale celorlalte entități publice care pot
accesa datele din cazierul judiciar.

        Art. 11. - Beneficiarul este obligat ca, prin administratorii proprii, să permită accesul utilizatorilor
săi, pe categorii de utilizatori, doar la acele date din cazierul judiciar pe care aceștia sunt îndreptățiți să
le prelucreze, conform unei prevederi legale exprese.
                                                                                                        Neclasijical

           Art. 12. - (1) Prezentul protocol intră în vigoare la data semnării și înregistrării de către ambele
părți și este valabil pe o perioadă nedeterminată.
         (2) În situația în care survin modificări ale legislației în vigoare, prevederile prezentului protocol
vor fi adaptate acestora, cu respectarea normelor de tehnică legislativă.


           Art. 13. — (1) Până la operaționalizarea legăturii informatice dintre terminalele de lucru ale
părților, comunicarea             informațiilor necesare din baza de date ROCRIS se va face prin corespondență
între beneficiar și structurile competente de cazier judiciar, statistică și evidență operativă, în condițiile
legii.

           Art. 14. - (1) Protocolul poate fi denunțat de partea interesată, sub condiția notificării prealabileîn
scris a celeilalte părți. În acest caz, valabilitatea protocolului încetează în 3o de zile lucrătoare           de la data
primirii    notificării    sau,    după   caz,   de la data   prevăzută   în notificare,   dar nu înainte   de împlinirea
termenului de 30 de zile.
           (2) Prezentul protocol poate fi modificat sau completat prin act adițional, la solicitarea oricăreia
dintre părți, cu acordul celeilalte.
        (3) Părțile semnatare se angajează ca orice impediment survenit în aplicarea prezentului
protocol să fie notificat în timp util celeilalte părți iar remedierea acestuia va fi făcută având la bază
consultarea reciprocă și dialogul bilateral constructiv.

           Art. 15. - Anexa face parte integrantă din prezentul protocol.


           Încheiat în două exem             re originale, câte unul pentru fiecare parte.



         Inspect.         en              |                         Procuror ger             ! Parchetului de pe lângă
               Che.        rnri                                                                       i    ustiție
                                                                   Nectasificat



               Ss     zAȚ                          AVIZAT
 di                                      din punct de vedere tehnic

Li           RD.G.C.T.I.+            Serviciul de Tehnologia Informației
             sar-șef de                        Specialist IT șef




                                                     AVIZAT
                                              pentru legalitate
              AVIZAT
         pentru leg- "itate                   BIROUL JURIDIC
                                                  Șef birou




      Î. DIRECTOR D.C.J.S.F.0




        Î. DIREC.+
         Comisar




       î. ȘEF AL SERv:uLU.
STRUCT               OF SECURITATE
    Cor                     -tiție